3PL 화주별 정산, 월말 밤샘 대사 없이 끝내는 법

월말 마지막 주, 3PL 물류센터 정산 담당자의 책상에는 창이 여러 개 떠 있습니다. WMS에서 뽑은 화주별 출고·보관 데이터, 화주 30곳의 계약 단가표, 그리고 이번 달 추가작업 내역이 적힌 엑셀. A화주는 재포장비를 건당으로, B화주는 시간당으로 청구합니다. C화주는 계약서 특약에 "월 출고 1만 건 초과분 단가 인하"가 있어서 수기로 다시 계산해야 합니다.

배차 데스크도 사정은 비슷합니다. 오더는 전화, 카카오톡, 이메일, 팩스로 제각각 들어옵니다. 담당자가 출발지·도착지·차량 톤수·상차 시간을 읽어내 TMS에 옮겨 적고, 전국24시콜화물이나 원콜 같은 화물정보망에 등록합니다. 운송이 끝나면 인수증과 추가비용 증빙을 오더별로 모아야 다음 달 청구가 가능한데, 이 서류가 기사님 휴대폰 사진첩과 카톡방에 흩어져 있습니다.

반복업무 해부

3PL·화물운송 사무실의 정산·배차 업무를 단계로 쪼개면 이렇습니다.

정산 라인

1. WMS에서 화주별 입출고·보관·작업 데이터 추출
2. 화주별 계약 단가표·특약 조건 확인
3. 추가작업(재포장, 라벨 부착, 반품 검수 등) 증빙 수집
4. 엑셀에서 계산·대사 후 청구서 작성
5. 화주 이의제기 건 재확인·소명

배차 라인

1. 전화·카톡·이메일·팩스로 오는 비정형 오더 접수
2. 출발지·도착지·차량·시간 판독 후 TMS 수기 입력
3. 화물정보망(전국24시콜화물, 원콜, 화물맨 등) 등록·배차
4. 기사 위치·상태 확인 전화, 고객 문의 응대
5. 운송완료 후 인수증·추가비용 증빙 취합

어디서 새는가

먼저 분명히 할 것이 있습니다. 이 업계에 시스템이 없는 게 아닙니다. ONE WMS 같은 물류센터 시스템은 화주별 계약조건 반영과 작업비 자동정산, 주문 자동수신을 이미 제공하고, 로지스팟 같은 TMS는 배차·관제·정산·운송사 관리를 갖추고 있습니다. 범용 WMS·TMS를 새로 만드는 것은 답이 아닙니다.

그런데도 현장에서 반복 확인되는 패턴은 이렇습니다.

• 계약서와 시스템 사이의 틈: 표준 단가는 WMS에 들어가지만, 계약서 특약(구간 단가, 최소 보장, 프로모션 기간 예외)은 담당자 머릿속과 엑셀에만 존재하는 경우가 많습니다. 그래서 시스템이 계산한 금액을 사람이 다시 계산합니다.
• 증빙의 분산: 추가작업비·대기료 같은 비용은 발생 시점의 사진·메시지가 증빙인데, 오더와 연결되지 않은 채 흩어져 있어 청구 시점에 찾아 헤맵니다.
• 비정형 접수: 급한 배차일수록 전화와 카톡으로 들어오고, 시스템 입력은 나중이 됩니다. 옮겨 적는 과정에서 오류와 누락이 생깁니다.
• 시스템 간 코드 불일치: WMS·TMS·ERP가 화주·품목·운송사를 서로 다른 코드로 관리해, 월말마다 사람이 매핑을 맞춥니다.

공통점은 하나입니다. 표준 케이스는 시스템이 처리하고, 예외는 전부 사람이 엑셀로 받아내고 있다는 것.

자동화 시나리오

라이폴리가 그리는 구조는 WMS·TMS를 대체하지 않습니다. 그 사이의 예외 구간에 대사·정규화 레이어를 얹습니다.

단계	기존	자동화 후
정산 계산	WMS 수치를 엑셀로 재계산	시스템이 WMS 데이터에 계약 특약 조건을 적용해 재계산
대사	전체 화주·전체 항목을 사람이 확인	시스템이 계산 차이·증빙 누락 건만 추출
검토	밤새 엑셀 대조	담당자가 예외 건만 검토·승인
배차 접수	전화·카톡 내용을 수기로 TMS 입력	시스템이 비정형 오더에서 출발지·도착지·차량·시간 후보를 추출
등록	담당자가 처음부터 입력	담당자가 후보를 확인·수정 후 승인, 시스템이 TMS에 반영
증빙 관리	카톡방·사진첩에서 수동 취합	시스템이 오더별 증빙 패킷을 묶고 누락 건 알림

역할 구분은 명확합니다.

• 시스템이 하는 일: 데이터 수집, 계약조건 기반 재계산, 불일치·누락 탐지, 비정형 오더 정규화 후보 생성, 증빙 묶음과 알림.
• 사람이 하는 일: 예외 건의 최종 판단, 배차 승인, 화주 커뮤니케이션. 청구서 발송이나 배차 확정을 시스템이 임의로 하지 않습니다.

정산 담당자의 일이 "전부 다시 계산"에서 "어긋난 것만 판단"으로 바뀌는 것, 그게 목표입니다.

2주 파일럿으로 시작하기

이 구조가 귀사 화주 구성과 계약 조건에서 실제로 작동하는지, 2주 파일럿(300만원)으로 검증합니다.

• 1주차 — 업무 분해·측정: 화주별 계약조건·정산 프로세스·접수 채널을 분해하고, 월말 정산과 배차 입력에 실제로 들어가는 시간을 측정합니다.
• 2주차 — 자동화 구축·인수: 가장 병목이 큰 구간 1개(예: 화주별 정산 예외 대사)를 자동화로 구축하고, 운영 방법을 인수인계합니다.

파일럿 이후에는 본 구축(4-6주, 워크플로 3-5개, 1,000만원)과 운영 리테이너(월 50-150만원)로 확장할 수 있습니다.

그 야근, 사람이 할 일이 아닙니다. 커피챗(30분, 무료, 온라인)으로 귀사 화주·오더 기준으로 그려드립니다.