업무 자동화 외주 맡기기 전에 확인할 7가지

업무 자동화를 외주로 맡기려고 검색을 시작하면, 견적은 300만원부터 3억까지 나오고 다들 "다 됩니다"라고 합니다. 자동화 구축을 업으로 하는 회사 입장에서, 계약 전에 무엇을 확인해야 하는지 그대로 공개합니다. 저희에게 물어보셔도 똑같이 답할 내용입니다.

확인할 7가지

1. 업무를 분해해서 보여주는가

"어떤 업무를 자동화하고 싶으세요?"만 묻고 바로 견적을 내는 곳은 걸러도 됩니다. 제대로 하는 곳은 업무를 단계로 분해하고, 단계별로 자동화 가능/불가능을 나눠서 보여줍니다. 자동화 안 되는 구간을 먼저 말해주는 곳이 정직한 곳입니다.

2. 기존 시스템을 바꾸라고 하는가

쓰고 있는 ERP·판매 채널·메신저를 갈아엎자는 제안은 비용과 리스크가 몇 배로 커집니다. 대부분의 반복업무는 시스템 교체 없이, 시스템 사이의 수작업 구간만 메워도 해결됩니다.

3. 작게 검증하는 단계가 있는가

처음부터 수천만원 계약을 요구하면 위험합니다. 반복업무 1개를 2-3주 안에 자동화해보는 파일럿 단계가 있는지 확인하세요. 저희 기준으로는 2주에 300만원입니다. 이 단계에서 서로의 실력과 궁합이 검증됩니다.

4. Before/After를 숫자로 재는가

"편해졌어요"는 성과가 아닙니다. 자동화 전 소요 시간을 측정해두고, 자동화 후 같은 기준으로 다시 재는 절차가 견적서에 들어 있는지 보세요.

5. 외부 발송·확정에 승인 장치가 있는가

거래처에 나가는 메일, 고객에게 가는 알림톡, 세금계산서 발행 같은 것을 시스템이 무단으로 실행하면 사고가 됩니다. 외부로 나가는 모든 동작에 사람 승인 단계가 설계되어 있는지 확인하세요.

6. 구축 후 운영은 누가 하는가

자동화는 만들고 끝이 아닙니다. 연동된 서비스의 화면이 바뀌고, 엑셀 양식이 바뀌면 멈춥니다. 월 단위 운영·보수 계약이 가능한지, 아니면 납품 후 연락이 끊기는 구조인지 확인하세요.

7. 데이터가 어디로 가는지 답할 수 있는가

고객 개인정보와 거래 데이터가 어떤 서버를 거치는지, 외부 AI 서비스에 무엇이 전송되는지 명확히 답하지 못하면 위험 신호입니다.

견적 비교표: 무엇이 비용을 결정하나

항목	비용을 낮추는 조건	비용을 높이는 조건
연동 대상	엑셀·메일·메신저 등 표준 도구	폐쇄형 사내 시스템, API 없는 서비스
판단 복잡도	규칙이 명확한 반복 처리	예외가 많고 사람 판단이 자주 필요
실패 허용도	초안 생성·내부 보고용	대외 발송·금전 처리 (승인 장치 필수)
범위	반복업무 1개부터	전사 프로세스 일괄

저희가 일하는 순서

라이폴리는 위 7가지를 그대로 따릅니다. 무료 커피챗 30분에서 업무를 분해하고, 자동화가 안 되는 구간부터 말씀드립니다. 진행을 원하시면 2주 파일럿(300만원)으로 검증하고, 결과 숫자를 보고 본 구축(1,000만원, 4-6주)을 결정하시면 됩니다. 구축 후에는 월 50-150만원 리테이너로 저희가 직접 운영합니다.

다른 업체와 비교 중이셔도 좋습니다. 커피챗에서 업무 분해와 가능/불가능 판정까지는 무료로 해드리니, 그 결과를 들고 비교하셔도 됩니다.