현장 단톡방 사진·작업일보, 자동 정리로 이력 남기는 법

이흥규 · 2026. 8. 18. · 건설·인테리어·현장시공

밤 9시, 인테리어 현장소장의 카카오톡에는 안 읽은 메시지가 세 자리 숫자로 쌓여 있습니다. A현장 목공 마감 사진 12장, B현장 전기 배선 질문, C현장 고객이 보낸 타일 변경 요청. 낮에는 현장 두세 곳을 옮겨 다니느라 답을 못 했고, 이제 앉아서 사진을 현장별 폴더로 옮기고, 내일 작업 지시를 정리하고, 고객 단톡방에 진행 상황을 올립니다.

단톡방 자체는 잘 작동합니다. 실제로 인테리어 회사의 공개된 고객 후기에서 소통 방식은 이렇게 언급됩니다.

"진행과정 또한 투명하게 카톡사진으로 공유해주시고, 담당 디자이너, 현장 소장, 대표님과 다 같이 단톡방이 개설되어 각 담당자와 소통" — ㈜톤앤톤즈디자인 고객 후기 (출처)

고객은 만족합니다. 문제는 그 뒤입니다. 단톡방에 쌓인 사진과 대화는 시간이 지나면 검색이 안 되는 기록이 됩니다. 준공 후 하자 문의가 왔을 때 "그 벽체 시공 전 사진"을 찾으려면 몇 달치 대화를 손가락으로 거슬러 올라가야 합니다.

반복업무 해부

소규모 건설·인테리어 회사에서 현장 하나가 돌아가는 데 필요한 기록 업무를 단계로 풀면 이렇습니다.

현장별·공정별 단톡방에서 사진과 보고를 수신 (목공, 전기, 설비, 도장 각각)
사진을 현장·공정·날짜별로 분류해 보관 (대부분 소장 개인 폰과 기억에 의존)
작업일보 작성: 오늘 공정, 투입 인원, 이슈 정리
공정표와 실제 진행 대조 → 지연·누락 확인, 후속 공정 일정 조정
고객 단톡방에 진행 브리핑 공유
견적·기성·정산 문서에 변경사항(자재 변경, 추가 공사) 반영
준공 후 하자 접수 시 해당 공정의 사진·담당 업체를 역추적

한 현장이면 할 만합니다. 현장 두세 개를 동시에 치는 순간, 2번과 7번이 무너지기 시작합니다.

어디서 새는가

먼저 짚을 것이 있습니다. 이 시장에 도구가 없는 게 아닙니다. 카스웍스는 카카오톡 링크로 하도급사가 앱 설치 없이 공사일보를 작성하고 원도급사가 한 화면에서 모아보는 기능을 공식 제공합니다(카스웍스). 하자관리 기능을 갖춘 앱들도 이미 나와 있고, 공새로(자재 조달), 하우빌드(공사관리), 집닥(중개), 아키스케치(3D 제안)처럼 구간별 서비스도 촘촘합니다. 기존 도구를 걷어내자는 이야기가 아닙니다.

저희가 소규모 시공 현장 주변에서 반복 확인하는 패턴은 도구 사이의 틈에 있습니다.

기록 파편화 패턴: 공식 도구를 도입해도 실제 소통은 카카오톡에서 일어나고, 사진·결정사항이 단톡방에만 남아 프로젝트 이력으로 정리되지 않는 구조.
인력 구조 패턴: 관리자 한두 명이 현장 두세 개를 동시에 돌아, 한 현장의 공정을 처음부터 끝까지 보지 못하고 기록·대조가 뒤로 밀리는 구조. 이건 소프트웨어 문제라기보다 소규모 회사의 인력 구조에서 오는 문제이기도 합니다.
역추적 패턴: 하자·정산 분쟁 시 "언제, 누가, 어떤 상태에서 시공했는지"를 증명할 사진과 대화가 분명히 있는데도 찾는 데 시간이 오래 걸리는 구조.

특정 회사가 그렇다고 단정하는 것이 아니라, 이 조합이 반복적으로 관찰된다는 이야기입니다.

자동화 시나리오

라이폴리의 시나리오는 단톡방을 없애는 게 아닙니다. 고객이 만족하는 소통 방식은 그대로 두고, 그 뒤에서 사람이 하던 정리를 자동화합니다.

시스템이 하는 일: 단톡방에 올라온 사진·메시지를 현장·공정·날짜별로 자동 분류해 프로젝트 이력으로 쌓고, 매일 저녁 현장별로 "오늘 공정·사진·인원·이슈" 일일 브리프 초안을 만들고, 공정표와 실제 기록을 대조해 지연·누락 의심 항목을 표시합니다. 하자 접수가 들어오면 해당 위치·공정의 과거 사진과 담당 업체를 묶어서 제시합니다.

사람이 하는 일: 브리프 초안을 확인해 현장 판단을 붙이고, 고객에게 보낼지 결정하고, 하자 책임과 일정 조정 같은 판단을 내립니다. 고객 및 협력업체에게 나가는 메시지는 항상 사람이 승인합니다.

단계	기존	자동화 후
사진 정리	밤에 수동 분류 또는 방치	현장·공정·날짜별 자동 분류
작업일보	소장이 기억으로 작성	초안 자동 생성, 소장은 검토·보완
공정표 대조	머릿속으로, 누락 잦음	지연·누락 의심 항목 자동 표시
고객 브리핑	생각날 때 단톡방에	매일 초안 생성, 승인 후 발송
하자 역추적	몇 달치 대화 스크롤	위치·공정 기준 사진·담당 자동 연결

2주 파일럿으로 시작하기

라이폴리의 2주 파일럿(300만원)은 현장 1~2곳을 대상으로 이 구조를 실제로 만들어보는 프로그램입니다.

1주차 — 업무 분해·측정: 단톡방·사진·작업일보·공정표가 실제로 어떻게 흐르는지 분해하고, 정리와 역추적에 쓰이는 시간을 측정합니다. 이미 쓰는 도구(카스웍스 등)가 커버하는 구간은 중복 구축하지 않고 그대로 둡니다.
2주차 — 자동화 구축·인수: 가장 새는 구간 1개(예: 사진 자동 분류 + 일일 브리프 초안)를 구축하고, 소장·담당자가 직접 운영하도록 인수인계합니다.

이후 본 구축(4~~6주, 워크플로 3~~5개, 1,000만원)이나 운영 리테이너(월 50~150만원)로 확장할 수 있습니다.

밤 9시의 사진 정리, 사람이 할 일이 아닙니다. 커피챗(30분, 무료, 온라인)에서 귀사의 현장 수·단톡방 구조 기준으로 자동화 가능한 구간을 그려드립니다.

자주 묻는 질문

Q. 카스웍스 같은 현장관리 앱을 이미 쓰고 있으면 필요 없지 않나요?

겹치는 구간은 만들지 않습니다. 카스웍스가 커버하는 공사일보 수집·취합 같은 기능은 그대로 쓰시면 됩니다. 라이폴리가 다루는 건 그 바깥, 즉 실제 소통이 일어나는 카카오톡 단톡방의 사진·대화가 프로젝트 이력으로 정리되지 않는 구간과, 하자 접수 시 역추적 같은 예외 구간입니다.

Q. 협력업체나 고객에게 새 앱을 깔게 해야 하나요?

아닙니다. 고객과 협력업체의 소통 방식(단톡방, 사진 공유)은 그대로 유지하는 것이 원칙입니다. 자동화는 그 뒤에서 분류·정리·초안 생성을 처리하고, 외부로 나가는 메시지는 항상 소장이나 담당자가 승인한 뒤 발송됩니다.

Q. 현장마다 공정과 방식이 달라도 자동화가 되나요?

그래서 파일럿을 현장 1~2곳으로 한정해 시작합니다. 1주차에 귀사의 실제 단톡방·작업일보·공정표 흐름을 분해해 측정하고, 2주차에 그 흐름 기준으로 가장 새는 구간 1개만 구축합니다. 표준화가 전혀 없는 상태라면 자동화 전에 무엇부터 정리해야 하는지를 파일럿 결과로 말씀드립니다.